Einstellungen

Übersicht

Die möglichen Einstellungen von TimePunch sind in der Navigationsleiste links unten, unter dem Punkt "Einstellungen" zu finden. Je nach Berechtigung des Benutzers, werden mehr oder weniger Möglichkeiten zur Einstellung angezeigt.

Benutzerinterface

• Starten im : Hier kann ausgewählt werden, ob TimePunch im Vollbild -oder Fenstermodus startet.

• Applikationsmodus : Der Applikationsmodus bestimmt ob ein Dunkles oder Helles Farbschema verwendet wird.

• Sprachauswahl : In der Sprachauswahl kann die Anzeigesprache sowie die Datum -und Währungsformatierung gewählt werden.

• Zeitanzeige : Die Zeitanzeige definiert, ob Zeitwerte mit Industrieminuten oder in Echtminuten angezeigt werden.

• Startseite : Diese Einstellung legt fest, welche Daten das TimePunch direkt nach dem Starten anzeigt.

• Berichtsfußzeile : Der Text in der Berichtsfußzeile wird am Ende jedes Berichts mitgedruckt.

• Projektfarben in Berichten mit Zeiteinträgen anzeigen : Diese Einstellung legt fest, ob die Projektfarben auch in den Berichten verwendet werden sollen.

• Maximale Anzahl von Suchergebnissen : In dieser Auswahlliste kann eingestellt werden, wie viele Suchergebnisse von den integrierten Suchen zurückgeliefert werden. Dies betrifft z.B. die Suche nach Mitarbeitenden, von Projekten und Kunden.

Zeiteintrag

• Abrechnungsinformation des Projekts im Zeiteintrag anzeigen : Über diese Einstellung wird definiert, ob dem Mitarbeitenden bei der Online Erfassung die Abrechnungsinformation des Projekts angezeigt wreden.

• Die Wichtig-Markierung im Zeiteintrag anzeigen : Definiert, ob Mitarbeitende den Zeiteintrag als Wichtig markieren können.

• Die Nicht-Berechnet-Markierung im Zeiteintrag anzeigen : Definiert, ob Mitarbeitende den Zeiteintrag als nicht berechnet markieren können.

• Die Vor-Ort-Markierung im Zeiteintrag anzeigen : Definiert, ob Mitarbeitende den Zeiteintrag als Vor-Ort markieren können.

Farbwahl

Die Farbwahl ist für den Benutzer individuell einstellbar. Folgende Optionen sind hier möglich:

• Pausenzeiten : Diese Farbe bestimmt wie die Pausenzeiten zwischen den Arbeitszeiteinträgen angezeigt werden.

• Aktiver Zeiteintrag : Diese Farbe bestimmt wie die aktiven Zeiteinträge angezeigt werden. Als aktiver Eintrag bezeichnet man die aktuelle Erfassung der Arbeitszeit.

• Fehltage : Diese Farbe bestimmt wie Fehltage hervorgehoben werden.

• Geänderte Einträge : Diese Farbe bestimmt wie manuell geänderte Zeiteinträge farblich hervorgehoben werden.

• Datenvorschaufarbe: : Diese Farbe bestimmt wie die automatisch vorausberechneten Arbeitszeiten farblich hervorgehoben werden. Das Vorausberechnen der Zeiteinträge kann bei den Einstellungen unter "Internas" eingestellt werden.

Aufzeichnung

Dieses Register legt fest wie Zeiteinträge durch TimePunch aufgezeichnet werden sollen.

• Aufzeichnungsmodus :

  • Vollwertige Zeiterfassung mit Pause-Modus : In diesem Modus steht es dem Anwender frei das Projekt zu wechseln oder neu zu starten, die Aufzeichnung zu beenden oder zu pausieren.
  • Vereinfachte Start/Stopp Zeiterfassung : Mit der vereinfachten Start -und Stopp Zeiterfassung kann der Anwender das Projekt wechseln oder neu starten und die Aufzeichnung beenden. Eine Pause wird mit dem Stoppen und dem Neustarten der Zeiterfassung umgesetzt.
  • Automatische Zeiterfassung und nur Projektauswahl : Im einfachsten Modus kann der Anwender lediglich ein neues Projekt wählen und dies starten. Eine manuelle Pause kann nicht mehr eingefügt werden. Automatische Pausen werden jedoch weiterhin erfasst (z.B. wenn der Bildschirmschoner aktiviert wird). Diese Einstellung verhindert auch versehentliche Aufzeichnungslücken durch das Stoppen der Zeiterfassung.

• Zeiterfassung beim Start des Watcher starten und beim Beenden des Watcher automatisch stoppen : Ist diese Einstellung gesetzt, dann läuft die Zeiterfassung direkt nach dem Anmelden am PC los. Die Protokollierung startet in diesem Fall mit dem Projekt des Vortags. Zudem bewirkt dieser Punkt, dass die Protokollierung gestoppt wird, sobald der TimePunch Watcher beendet wird.

• Startprojekt festlegen : In TimePunch kann das jeweilige Startprojekt im TimePunch Watcher festgelegt werden. Das Startprojekt bestimmt mit welchem Projekt/Tätigkeit die erste Aufzeichnung begonnen werden soll.

• An Projektaktualisierung erinnern : Mit dieser Option kann TimePunch an das überprüfen der Zeiterfassung erinnern. Gerade wenn am Tag häufig die Projekte / Tätigkeiten gewechselt werden, kann es sinnvoll sein, dass TimePunch den Benutzer durch das Einblenden des Fensters an eine Überprüfung der eigenen Tätigkeit erinnert.

• Beim Sperren von Windows : Mit dieser Einstellung kann definiert werden, wie sich TimePunch beim Sperren von Windows verhält. Als Option steht dabei folgende Auswahl zur Verfügung:

  • Zeiterfassung pausieren :TimePunch geht nach dem Sperren von Windows direkt in den Pause Modus und läuft automatisch weiter, sobald der PC wieder entsperrt wird.
  • 5 bis 30 Minuten Abwesenheit ignorieren :Mit dieser Option läuft die Zeiterfassung weiter, bis die eingestellte Zeit erreicht ist. Ist der PC nach dieser Zeit immer noch gesperrt, dann wird die komplette Zeit von Sperren des PCs bis zum erneuten Anmelden als Pause berechnet.
  • Zeiterfassung nicht unterbrechen : Auch wenn der PC gesperrt wird, läuft die Zeiterfassung weiter, sofern nicht manuell in den Pausenmodus geschaltet wird.

  Aber egal welche Einstellung gewählt wurde: Sobald der PC länger als 6 Stunden gesperrt ist, wird der Zeiteintrag abgebrochen. Als Enddatum dient der Zeitpunkt der Sperrung. Hinweis: Auch der Bildschirmschoner sperrt den PC. Mit dieser Einstellung kann also erreicht werden, dass ein aktivierter Bildschirmschoner automatisch als Pausenzeit eingetragen wird, sobald die angegebene Zeitspanne überschritten wurde.

• Aufzeichnungsgenauigkeit : Diese Einstellung bestimmt die Rundung der Start –und Endzeit bei der Zeiterfassung. Standardmäßig ist eine minutengenaue Abrechnung voreingestellt. Gerade bei Handwerksbetrieben kann es jedoch aus Sicht der Abrechnung auch sinnvoll sein, die Rundungsgenauigkeit auf 5 Minuten oder höher zu setzen.

• GPS Tracking : Aktuell ist die Standortbestimmung nur für die Online Version von TimePunch möglich. Hier kann jedoch dann eingestellt werden, wie die GPS-Daten angezeichnet werden sollen. Es stehen folgende Optionen zur Verfügung.

  • Niemals : TimePunch wird keine GPS-Daten aufzeichnen. Auch dann nicht, wenn die Einstellung im Smartphone dies erlauben würde.
  • Auf Nachfrage : Die GPS-Daten Aufzeichnung ist in TimePunch optional. Sofern die Einstellung im Smartphone erlaubt ist, findet keine Nachfrage bei den Mitarbeitenden statt. Im Fall der Nachfrage, können Mitarbeitende dies erlauben oder verbieten.
  • Erforderlich : In diesem Modus ist die Aufzeichnung der GPS-Daten zwingend erforderlich. Verweigern Mitarbeitende die Aufzeichnung, indem die Option am Smartphone deaktiviert wird, kann die Zeiterfassung weder gestartet noch gestoppt werden.

info

Um die Einstellung bei mehreren Mitarbeitenden gleichzeitig zu ändern, müssen die Mitarbeitenden zuerst in der Liste markiert werden. Danach können die Einstellungen für alle markierten Mitarbeiter*innen geändert werden.

Automatische Registrierung

Auf dieser Seite wird festgelegt, ob und wie sich neue Mitarbeitende mit TimePunch verbinden können.

• Automatische Lizenzvergabe durchführen : Ist diese Option aktiviert, dann werden freie Lizenzen automatisch neuen Mitarbeitenden zugewiesen. Dies kann zwar praktisch sein, ist aber nicht immer gewünscht.

  Beispiel: Es stehen 5 TimePunch PRO Lizenzen zur Verfügung. Aktuell sind aber nur zwei Lizenzen dem Personalbüro zugewiesen. Versucht sich eine andere Mitarbeiter*in (die z.B. nur über eine Erfassungslizenz verfügt) mit TimePunch PRO zu verbinden, wird ihm automatisch eine neue Lizenz zugewiesen, sofern diese Auswahlbox aktiv ist. Dieses Verhalten kann in größeren Unternehmen durchaus problematisch sein und kann daher hier abgestellt werden.

• Selbstregistrierung neuer Mitarbeiter*innen erlauben : Ist diese Option aktiv dann wird auf dem Anmeldedialog die Möglichkeit zur Registrierung zu wechseln angezeigt. Findet sich eine Mitarbeiter*in nicht in der Auswahlliste der möglichen Mitarbeitenden, so kann er/sie sich selbst in TimePunch neu anlegen und registrieren. Auch diese Option kann in größeren Unternehmen zu einem unerwünschten Verhalten führen, wenn sich Mitabeitende selbständig neu registrieren können, obwohl sie eventuell schon durch die Personalabteilung angelegt wurden. Durch das Abschalten der Option entfällt die Schaltfläche „Zur Registrierung wechseln“. Mitarbeitende können in diesem Fall nur durch die Personalabteilung in den Stammdaten neu angelegt werden.

• Standardberechtigung für neue Mitarbeitende : In dieser Auswahlbox wird festgelegt welche Rechte neue Mitarbeitende erhalten, wenn sie sich über die Selbstregistrierung im System neu anlegen.

Automatisierte Mails

In diesem Register wird festgelegt, welche Mails automatisiert an welche Empfänger gesendet werden.

• Kernzeitverletzungen : Hier können die Mailempfänger definiert werden, die im Fall einer Kernzeitverletzung informiert werden sollen.

• Audit von Änderungen an Zeiteinträgen : Dieser Bereich definiert Mailempfänger die informiert werden, wenn Änderungen an bestehenden Zeiteinträgen durchgeführt werden.

• Monatsabschluss : Wird ein Monatsabschluss durchgeführt, dann können entsprechend den Einstellungen die Mitarbeitenden per Mail informiert werden.

• Automatisierte Kündigungen und Wieder-Einstellungen : Mit Hilfe dieser Option können MItarbeitende bei Kündigungen und Wieder-Einstellungen per Mail informiert werden.

Internas

• Lohnfortzahlung : Diese Einstellung definiert, wie das Urlaubsentgelt, Krankgeld oder die Lohnfortzahlung an Feiertagen berechnet werden soll.

  • Entspricht den Sollstunden : Ist diese Einstellung ausgewählt, dann wird dem angestellten der Lohn als Urlaubsentgelt gutgeschrieben, der sich auch in der Sollarbeitszeit des Arbeitszeitmodells wiederfindet.
  • Entspricht dem durchschnittlichen Verdienst der letzten 13 Wochen : Diese Einstellung ist konform zur aktuellen Gesetzeslage in Deutschland. Das Urlaubsentgelt wird dabei aus dem durchschnittlichen Verdienst der letzten 13 Wochen berechnet. Siehe dazu: https://www.gesetze-im-internet.de/burlg/__11.html
  • Entspricht dem durchschnittlichen Verdienst der letzten 6 Monaten : Als weitere Option kann die durchschnittliche Lohnfortzahlung auch nach dem Verdienst der letzten 6 Monate berechnet werden.**

  Hinweis: Wenn eine Umstellung der Berechnungslogik vorgenommen werden soll, dann sind alle alten Monate abzuschließen (Extras / Monatsabschluss). Erst dann kann die Berechnungslogik umgestellt werden, ohne dass eine Änderung der Überstunden befürchtet werden muss. Wird die Berechnungslogik ohne einen vorherigen Monatsabschluss umgestellt, dann kann dies unter Umständen zu einer Neuberechnung der Arbeitszeit und einer Änderung des Überstundenkontos führen.

  • Minimum ist die Auszahlung der regulären Sollzeit : Diese Option legt fest, dass die Lohnfortzahlung nicht unter die reguläre Sollzeit fallen kann. Dies kann z.B. dann der Fall sein, wenn ein Mitarbeiter längere Zeit Krank war (unbezahlt) oder ein unbezahltes Sabbatical eingelegt hat.

• Übernachteinträge : TimePunch kennt zum Anzeigen von Übernachteinträgen zwei verschiedene Modelle.

  • splitten von Übernachteinträgen : In diesem Modus werden Übernachteinträge auf die beiden Arbeitstage verteilt. Startet ein Eintrag z.B. um 22 Uhr bis 6 Uhr, dann werden 2 Stunden auf den ersten Tag und 6 Stunden auf den zweiten Tag gebucht.
  • zusammenfassen von Übernachteinträgen : In der Standardeinstellung werden Übernachteinträge dem Tag zugeordnet, bei dem sie gestartet wurden. Diese Einstellung erhöht die Übersichtlichkeit für die Mitarbeiter.

• Berechnungslogik :

  • Überbuchen der Sollarbeitszeit : Mit diesem Feature ist es möglich die festgelegte Sollzeit eines Arbeitstages mit Urlaub, Krankheit oder anderen Abwesenheitsarten zu überbuchen. Dies kann notwendig werden, wenn die hinterlegte Sollzeit nicht der tatsächlich gelebten Arbeitszeit des Mitarbeiters entspricht.

  • Datenvorschau für den aktuellen Monat : Wird dieses Feature aktiviert, dann nutzt TimePunch intern eine Hochrechnung für die noch nicht gebuchten Tage. Im Ergebnis werden die Daten im aktuellen Monat so angezeigt, als wenn die Mitarbeiter*innen den restlichen Monat mit regulärer Sollzeit arbeiten würden.

• Mitarbeitende : Folgende Mitarbeiterspezifischen Einstellungen können gesetzt werden.

  • Mitarbeitende können Pause neu belegen : Ist diese Auswahlbox gesetzt dann können Mitarbeitende ohne besondere Bearbeitungsrechte auch ein Pausenzeiteintrag mit einem Projekt belegen. Start -und Ende der Pause sind für Mitarbeitende ohne besondere Bearbeitungsrechte weiterhin nicht änderbar.
  • Projektleiter*innen können Mitarbeitende zuordnen : Diese Einstellung erlaubt es Projektleiter*innen die Mitarbeiterzuordnung zum Projekt zu ändern, d.h. Mitarbeitende dem Projekt zuzuweisen. Ist diese Auswahlbox nicht gesetzt, dann können nur Mitarbeitende mit Administrationsrechten die Mitarbeitenden auf die Projekte berechtigen.
  • Anlage von Stammdaten beim Import unterbinden : Das Aktivieren dieser Option bewirkt, dass beim Import von Zeitdaten aus dem CSV-Format, alle Projekte und Tätigkeiten in TimePunch bereits vorhanden sein müssen. Ist dies nicht der Fall, wird der Import mit einer Fehlermeldung abgebrochen. Als Standard ist diese Option deaktiviert, d.h. die referenzierten Projekte/Tätigkeiten aus der CSV-Datei, werden in TimePunch automatisch erzeugt.

• Projekt Einstellungen : Folgende Projektspezifische Einstellungen können gesetzt werden.

  • Zugriffsrechte für neue Projekte : Diese Einstellung definiert, mit welchen Zugriffsrechten neu erstellte Projekte angelegt werden.

Zuschlagsrelevante Zeiten

In diesem Dialog können die Zeiträume definiert werden, bei denen beim Lohndatenexport gesonderte Lohnarten genutzt werden.

• Nachtzuschlag : Der Nachtzuschlag ist in TimePunch optional. Daher werden die hier gesetzten Einstellungen nur dann genutzt, wenn im DATEV Export eine entsprechende Lohnart für den Nachtzuschlag gesetzt wurde.

  • Nachtzuschlag Start : Die als Nachtzuschlag Start festgelegte Uhrzeit wird verwendet, um einen etwaigen Nachtzuschlag zu berechnen.
  • Nachtzuschlag Ende der Kernzeit : Als Kernzeit für den Nachtzuschlag bezeichnet die Zeit von 0:00 Uhr bis zu der festgelegten Uhrzeit. In dieser Zeit kann ein erhöhter Nachtzuschlag gezahlt werden.
  • Nachtzuschlag Ende : Die als Nachtzuschlag Ende festgelegte Uhrzeit wird verwendet, um das Ende des Nachtzuschlags zu definieren.
  • Samstagszuschlag Split (vormittags / nachmittags) : Für den Samstag können unterschiedliche Lohnzuschläge für vormittags und nachmittags geltend gemacht werden. Der Splitter legt hierbei lediglich fest, bis wann der Vormittagszuschlag und ab wann der Nachmittagszuschlag beginnt.

• Überstundenzuschlag : Beim Überstundenzuschlag gibt es die Möglichkeit diesen auf Tagesbasis oder auf Monatsbasis zu berechnen. In beiden Fällen kann festgelegt werden, ob ein Überstundenzuschlag ab einer festen Arbeitszeit oder nach der individuellen Sollarbeitszeit des Mitarbeiters ausgezahlt wird.

  • Beispiel pro Tag : Für eine Mitarbeiter*in wird eine 37,5 Std. Woche definiert. D.h. die Sollzeit liegt pro Tag bei 7,5 Std. Fest hinterlegt ist ein Überstundenzuschlag ab 8 Std. Damit erhält der Mitarbeiter nur einen Überstundenzuschlag, wenn seine reale Arbeitszeit 8 Std. übersteigt.
  • Beispiel pro Monat : Die Mitarbeiter*in hat eine reale Arbeitszeit von 170 Std. Ab 160 Stunden wird ein Überstundenzuschlag bezahlt. Sie/er erhält also 10 Std. gesondert vergütet.

Hinweis: Damit Überstundenzuschläge tatsächlich ausgezahlt werden, müssen die Überstunden (Sonderzulage) bei den Lohndaten aktiviert sein.

Lohn -und Gehaltszahlung

In diesem Dialog kann festgelegt werden, welches System zum Export der Lohndaten genutzt wird, und auf welche Lohnarten die gebuchten Zeiten exportiert werden sollen.

Lohndaten

Sollen Sonderzulagen gezahlt werden, z.B. ein Nachtzuschlag, dann muss der Haken bei Nachtzuschlag gesetzt und eine entsprechende Lohnart eingetragen werden.

Hinweis:

Die Lohnarten können auch im Mitarbeiterprofil pro Mitarbeitenden hinterlegt werden. Die spezifischen Einstellungen überschreiben dann die globalen Einstellungen aus dem Dialog Extras / Optionen.

Statistik Lohnarten

Da Urlaub, Krankheit und das Arbeitszeitkonto in TimePunch und nicht der Lohn -und Gehaltssoftware verwaltet wird, können neben den regulären Lohndaten auch Statistikdaten zur Lohnabrechnungssoftware exportiert werden.

Diese Statistikdaten haben keinen Einfluss auf die Gehaltsberechnung, aber sie können von der Lohn -und Gehaltsoftware auf den Lohnnachweis für die Mitarbeitenden gedruckt werden.